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Mandat du Comité d’appel et de médiation

25 février 2023

Mandat du comité d'appel et de médiation (CAM)

A. MANDAT

Le Comité d'appel et de médiation (CAM) est guidé par la Constitution et les règlement1 du Parti vert du Canada ainsi que par les principes de la Charte des Verts mondiaux et cherche à les faire respecter dans toutes les activités du Parti vert du Canada :

  • Sagesse écologique
  • Justice sociale
  • Démocratie participative
  • Non-violence
  • Durabilité
  • Respect de la diversité

B. PORTÉE DU MANDAT 

Le CAM est un organe indépendant, responsable devant les membres lors des assemblées générales du PVC, et n'est pas sous la direction du Conseil fédéral du PVC ou de tout autre organe ou unité du PVC.

Le CAM fait office d'instance de recours lorsque les plaintes ou les préoccupations des membres n'ont pas été résolues par d'autres unités du PVC. Le mandat du CAM englobe, sans s'y limiter nécessairement, les décisions et les actions entreprises par les membres ou les fonctionnaires du PVC lorsqu'ils sont associés aux activités du PVC ou lorsqu'ils sont publiquement reconnus comme étant liés au PVC, y compris les questions de gouvernance.  

Le CAM ne traitera pas les plaintes portant principalement sur :

  • les décisions ou des actions extérieures au PVC ;  
  • les divergences d'opinion concernant la politique du PVC ;  
  • les différends personnels entre certains membres ;  
  • les activités illégales et les comportements criminels ; ou  
  • les griefs du personnel.

1 Le présent mandat du CAM est créé et mis à jour par le CAM sous l'autorité de la Constitution du Parti vert du Canada (PVC). Ce mandat entre en vigueur en février 2023 et remplace toutes les versions précédentes.
À la date du présent document, l'article 7.5 de la Constitution du Parti vert du Canada contient les règlements relatifs à la CAM :

7.5 Le Comité d'ombudsman et d'appel doit.. :

7.5.1 Recevoir les plaintes des membres du Parti concernant des décisions prises par des unités organisées ou des fonctionnaires du Parti qui affectent leurs droits en tant que membres, ou des préoccupations concernant la gouvernance du Parti.
7.5.2 Décider d'accepter ou non chaque plainte et de la traiter, et informer le plaignant de la décision.
7.5.3 Pour les cas acceptés, émettre des rapports avec les recommandations du comité à toutes les parties concernées.
7.5.4 Informer régulièrement le Conseil fédéral de ses activités.
7.5.5 Maintenir des lignes directrices pour la conduite et le fonctionnement du comité de médiation et d'appel.

C. COMPOSITION

  1. Conformément à l'article 7.1 du règlement du PVC2, « Le CAM est sélectionnée lors d'une assemblée générale des membres et cette sélection doit tenir compte de la parité hommes-femmes et de l'équilibre régional et les respecter ».
  2. La CAM doit compter au moins 3 membres et peut en compter jusqu'à 10.  Les membres du PVC qui répondent aux critères du CAM tels que définis dans le présent mandat peuvent être membres du CAM.  
  3. Les membres du CAM doivent être des membres en règle du PVC et ne peuvent, pendant qu'ils siègent au CAM, être employés par le PVC ou être membres du Conseil fédéral ou du Conseil d'administration du Fonds.  
  4. Les membres du PVC qui ont des dettes envers le PVc, qui sont engagés dans une action en justice contre le PVC, qui ont été condamnés pour des infractions pénales ou qui ont fait l'objet de mesures disciplinaires de la part d'organismes professionnels ou qui font actuellement l'objet de telles mesures ou qui ont fait preuve d'une autre conduite passée ou actuelle qui pourrait nuire à la réputation du PVC si elle était révélée peuvent être considérés comme inéligibles au CAM.  
  5. Tous les membres du PVC doivent être informés par courrier électronique et sur le site Internet du PVC de la possibilité de poser leur candidature pour devenir membre du CAM. Les membres du PVC issus de groupes historiquement marginalisés sont encouragés à poser leur candidature. Les membres doivent poser leur candidature au moyen du formulaire de candidature en ligne disponible sur le site Web du PVC. La période de candidature au CAM doit s'ouvrir et se clore suffisamment tôt pour garantir l'éligibilité des candidats avant qu'ils ne soient sélectionnés lors d'une assemblée générale du PVC en même temps que les candidatures et les élections à d'autres postes.
  6. Si un poste devient vacant au sein du CAM entre deux assemblées générales, les membres restants du CAM peuvent, par consensus, combler le poste vacant par nomination jusqu'à la prochaine assemblée générale des membres. Tous les membres de la PVC doivent être informés de cette possibilité par courrier électronique et sur le site Web du PVC. Les membres issus de groupes historiquement marginalisés sont encouragés à poser leur candidature. Les membres doivent poser leur candidature au moyen du formulaire de  en ligne envoyé aux membres du PVC..  
  7. Les coprésidents du CAM sont élus à la majorité des membres du CAM pour un mandat d'un an ; les coprésidents intérimaires peuvent être élus pour un mandat de moins d'un an et ont le même rôle et les mêmes responsabilités que les coprésidents.
  8. Les coprésidents sont responsables des communications extérieures du CAM, sauf décision contraire du CAM.

2 À la date du présent document

D. CODE DE CONDUITE DES MEMBRES DU CAM

  1. Si un membre du CAM démissionne, le poste est considéré comme vacant. De même, si un membre du CAM ne remplit plus les conditions requises pour faire partie de la CAM, s'il n'est plus en mesure de participer ou s'il ne participe pas pendant deux mois ou plus sans fournir de raisons acceptées par les autres membres du CAM, les autres membres du CAM peuvent voter la révocation du membre par un vote majoritaire lors d'une réunion ordinaire.  
  2. Les membres du CAM doivent déclarer eux-mêmes s'ils occupent des postes officiels dans d'autres unités du PVC ou s'ils ont des relations personnelles (telles que des relations d'affaires, des amitiés proches ou des liens familiaux) avec des membres d'autres organes ou unités officiels du PVC ou avec des employés du PVC. Les membres actuels doivent déclarer immédiatement toute relation de ce type si elle débute alors qu'ils sont déjà membres du CAM.  
  3. Les membres du CAM doivent respecter une stricte confidentialité en ce qui concerne les informations fournies pour les plaintes et les discussions relatives aux plaintes entre les membres du CAM, à moins qu'elles ne soient autorisées dans le cadre de leur travail au sein du CAM. Une violation importante de la confidentialité est un motif suffisant pour révoquer un membre du CAM.  
  4. Sauf pour les raisons indiquées au paragraphe 1 ci-dessus, un membre du CAM ne peut être révoqué que lors d'une réunion convoquée à cet effet avec un préavis minimum de sept jours, avec indication des raisons, et au cours de laquelle le membre est invité à répondre. Une motion visant à révoquer ce membre peut être adoptée lors de cette réunion à la majorité des deux tiers des autres membres du CAM présents.  
  5. Un membre du CAM qui s'inquiète de la conduite d'un autre membre du CAM est encouragé à tenter d'abord de clarifier la situation et de résoudre ce problème individuellement avec ce membre. Si le problème n'est pas résolu, le membre peut tenter de l'aborder lors de la prochaine réunion du CAM.  
  6. Les coprésidents du CAM peuvent, en cas d'urgence, suspendre le statut d'un membre du CAM jusqu'à ce que le CAM puisse résoudre le problème.
  7. Le CAM doit tenir des procès-verbaux de ses réunions dans lesquels toutes les décisions sont consignées. Les procès-verbaux du CAM sont confidentiels et ne sont accessibles qu'aux membres actuels le CAM. Le CAM a le pouvoir discrétionnaire de divulguer ces documents confidentiels au cas par cas.  
  8. Les membres du CAM ne doivent pas exprimer publiquement, y compris sur les médias sociaux, des opinions personnelles concernant les plaintes reçues par le CAM ou par d'autres membres du PVC. Les membres du CAM ne peuvent communiquer sur les questions relatives au CAM avec les membres et les fonctionnaires du PVC qu'en connaissance de cause et avec le consentement du CAM.  
  9. Les membres du CAM doivent être en mesure d'examiner de manière impartiale tous les aspects d'une question, d'être neutres à l'égard des personnalités et de faire preuve d'un jugement sain et équitable dans leur interprétation de la Constitution, du règlement intérieur et des valeurs du PVC.

E. DÉPÔT DES PLAINTES

  1. Les plaintes des membres auprès du CAM doivent être soumises par le biais du formulaire du site Web du PVC. Si une plainte est reçue par un autre canal, le CAM peut demander à un membre de soumettre à nouveau sa plainte par le biais du formulaire. En cas de problèmes d'accessibilité, le CAM peut accepter la plainte par un autre canal si les mêmes questions sont posées et si le CAM en conserve une trace.
  2. Les plaintes adressées au CAM doivent clairement indiquer le(s) droit(s) lésé(s) ou le(s) problème(s) de gouvernance. Les plaintes doivent expliquer comment d'autres unités ou organes du PVC ont été informés et n'ont pas répondu au(x) problème(s).  
  3. Les personnes plaignantes qui s'adressent au CAM doivent être membres du PVC en règle, ou l'avoir été au moment de l'objet de la plainte et doivent traiter avec le CAM en toute bonne foi. La CAM peut prendre en considération le comportement d'une personne plaignante au cours d'une enquête et peut décider de classer une plainte en cas de comportement non coopératif ou inacceptable du plaignant.
  4. Le CAM peut refuser d'accepter des plaintes concernant des incidents ou des décisions qui ont eu lieu plus d'un an auparavant à moins que des circonstances n'aient rendu le retard inévitable.

F. PROCÉDURE DE PLAINTE

  1. Lorsqu'une plainte est reçue, tous les membres du CAM doivent déclarer tout parti pris et conflit d'intérêts qu'ils pourraient avoir concernant les parties impliquées et l'affaire en question. Un membre du CAM doit se récuser de la plainte si une majorité des membres du CAM est d'accord pour dire qu'il n'y a pas de conflit d'intérêt.  

    Le CAM utilise les définitions suivantes de la partialité et du conflit d'intérêt :

    a. La partialité peut être imputée lorsqu'un décideur n'est pas partie prenante d’une affaire et n'a pas d'intérêt direct ou personnel dans son issue, mais que ses relations, ses antécédents ou son comportement donnent à penser qu'il n'est pas impartial.
    b. On entend par conflit d'intérêt une situation dans laquelle un décideur a un intérêt privé ou personnel suffisant pour paraître influencer l'exercice objectif de ses fonctions officielles.  
  2. Pour chaque plainte, le CAM décide d'accepter ou de rejeter la plainte et notifie sa décision au plaignant. Si une plainte est rejetée, la notification comprend le(s) motif(s) du rejet de la plainte. Le CAM peut également demander des informations complémentaires au plaignant avant de décider d'accepter ou non la plainte.  
  3. Si les deux parties d'une plainte préfèrent un règlement informel, la CAM peut choisir de parvenir à un règlement informel de la plainte lorsque cela est possible et préférable pour toutes les parties concernées.  
  4. Au moins deux membres du CAM, mais de préférence plus, sont affectés à toute plainte acceptée.  
  5. Le CAM communique le contenu de la plainte au(x) défendeur(s) et lui (leur) donne un délai suffisant pour répondre à la plainte et à toutes les affirmations qu'elle contient. Aucune partie n'est obligée de répondre, mais le CAM peut tenir compte de l'absence de réponse dans ses délibérations et tirer ses conclusions sur la base des informations qu'elle reçoit. Toutefois, si tel est le cas, cela doit être indiqué explicitement dans le rapport.  
  6. Les membres du CAM qui sont engagés dans la résolution d'une plainte doivent suivre attentivement et rapidement toutes les communications relatives à la plainte. Les membres du CAM doivent respecter l'importance de la rapidité pour toutes les parties à une plainte.  
  7. Le CAM peut poser des questions à tout membre du PVC ou à d'autres personnes, dans la mesure du possible afin d'obtenir des informations supplémentaires ou des éclaircissements au cours de l'instruction d'une plainte. Les questions doivent être posées et les réponses données d'une manière qui permette d'en conserver une trace. Les communications écrites doivent comporter des délais de réponse raisonnables, compte tenu de l'importance d'une résolution rapide.  
  8. Le CAM peut modifier la portée d'une plainte sur la base d'informations recueillies auprès de tiers. Si plusieurs plaintes liées sont déposées, le CAM peut les traiter comme une seule affaire.
  9. Les membres du CAM qui travaillent sur une plainte s'efforceront de ne pas être influencés par leurs relations personnelles avec la personne plaignante ou les personnes mises en cause et par l'influence politique du PVC.  Si un membre s'inquiète de sa propre impartialité, il se retirera de la plainte.  
  10. Le CAM s'efforcera de produire des rapports équilibrés, justes, fondés sur des preuves et exempts d'évaluations d'intention. Pour ce faire, elle présentera au minimum tous les aspects d'une plainte de manière impartiale, y compris les preuves contradictoires, dans le cadre de son analyse avant de tirer des conclusions et de formuler des recommandations.  
  11. Le CAM donne à la personne plaignante et, le cas échéant, aux personnes mises en cause une possibilité raisonnable de répondre à la partie « contexte factuel » d'un projet de rapport avant de publier un rapport final.  
  12. Le CAM détermine la formulation finale de ses rapports, y compris les conclusions et les recommandations en collaboration avec les membres affectés à la plainte. Chaque rapport est examiné par tous les membres non récusés du CAM, dans le but de trouver un consensus, avant que le CAM ne publie le rapport.  
  13. Le CAM n'a pas de pouvoir d'exécution ; ses décisions prennent la forme de recommandations. Toutefois, le CAM demandera une réponse officielle aux unités auxquelles les recommandations sont adressées, telles que le Conseil fédéral, en indiquant comment et quand elle a l'intention de donner suite à ces recommandations. La CAO peut ensuite informer la ou les personnes plaignantes.  
  14. Les rapports peuvent faire l'objet d'un recours auprès du CAM pour réexamen si le requérant établit que le rapport était fondé sur des informations incomplètes ou erronées sans qu'il y ait faute de sa part.

G. RAPPORTS

  1. Sauf indication contraire explicite, tous les rapports du CAM sont confidentiels pour les parties auxquelles le CAM les envoie. Le CAM fait figurer, en tête de chaque rapport confidentiel, la mention suivante :

    ** CONFIDENTIEL **

    Ce rapport est confidentiel. Si vous n'avez pas reçu ce rapport directement du CAM, il ne vous est pas destiné. Veuillez le supprimer immédiatement et informer le CAM à l'adresse ombuds.committee@greenparty.ca que vous l'avez reçu.
  2. Pour chaque plainte traitée, la CAM remettra sans délai un rapport contenant ses conclusions et recommandations à tous les plaignants, défendeurs et autres parties directement concernées.
  3. Les noms de tous les membres du CAM affectés à la plainte et du plaignant sont mentionnés dans chaque rapport. La CAM tient un registre des personnes qui ont fourni des informations concernant chaque rapport.
  4. Le CAM établit un rapport pour chaque assemblée générale des membres. Ce rapport sera publié à l'intention des membres et transmis au Conseil fédéral. Ce rapport comprendra des données de base sur le nombre de plaintes reçues, acceptées et refusées, les catégories générales dans lesquelles les plaintes ont été classées  (par exemple, deux plaintes acceptées concernant des infractions de règlements) et une compilation des recommandations de gouvernance publiées au cours de l'année civile. À la discrétion de du CAM, il peut également inclure d'autres informations d'intérêt pour les membres ou le Conseil fédéral, telles que les résultats obtenus à la suite de recommandations. Ce rapport sera préparé par le CAM et approuvé par consensus si possible, sinon par un minimum de deux tiers des membres du CAM.  
  5. Si les recommandations du CAM aux unités officielles du Parti ne sont pas suivies d'effet ou si le CAM n'a reçu aucune réponse de ces unités, le CAM inclura cette information dans son rapport régulier aux membres.  

Le présent mandat actualisé est approuvé et adopté par le CAM le 26 février 2023.